転職クエスト

会社を辞めるとき、必ず必要になる「引き継ぎ」。具体的なところは仕事内容によって大きく異なってきますので、「引き継ぎにおけるポイント」について以下に整理していきます。

1.「今」と「将来」を記録として残す

「これまでのやり方」が少なくとも再現できるように引き継ぐ…というのが最初のポイントです。その時は、口頭で伝えるだけではなく、可能な限り文書で残しましょう。引き継ぎ先の聞く方も、話を聞いてなかったり・勘違いしていたりはよくあることなので、後々のことも考えて、書類を作って渡しておくのが安全です。仮に相手が話を聞いていなかった場合でも、仕事ですので、迷惑がかかってしまうのはその相手だけではありません。結局は、顧客や会社全体にも影響が及んでしまいますので、今の担当者として、その影響は極小化すべきと考えています。

残す文書は、いわゆる「現行業務のマニュアル・手順書」と「想定問答集・将来のリスク集」の大きく２種類です。

 

2.「自分がやった通り」に引き継ぐか、「逆から」引き継ぐか

引き継ぐ時の考え方は、大きく２通りのどちらかです。「①インプットから見ていくのか」あるいは「②アウトプットから見ていくのか」の２通りです。これは引き継ぎを行う内容や相手によって変わってくるのですが、もし定型作業を作業担当に引き継ぐなら①で、その人が作業していく手順で説明していきます。他の例で、分析結果を引き継ぐような場合は、②の方が効果的で、アウトプットである成果物からスタートして、「この結果はこうやって計算してて、使ったデータはこれとこれ」という具合です。

通常、手を動かした本人は、自分がやった手順通りに引き継ぎをしようとしますので、①になりがちです。経験上、多くは①の引き継ぎでいいのですが、成果物を引き継ぐケース・実作業しない人に引き継ぐケースは、②もご検討ください。

これは、引き継ぎだけの局面ではなく、今後、相手に何かを伝える・相手から引き継ぎを受ける際にも、必ず役に立つポイントです。

 

 

なお、本当は完璧に引き継ぎができればいいんですが、そこまで仕事は単純ではありません。あとで引き継いだ相手から連絡があった時には「（分かる範囲で）答える」…、これは最後の配慮だと個人的には思っています。

中には、本当に困って連絡を取ろうとしても、辞めた瞬間に電話番号を変えていたり、電話やメールをいくらしても一切返答がない…なんてこともあります。そういう時は、こちらが困っている分、それまでがどんなに良くてもがっかり感は拭えません。引き継ぎ先に「いつでも聞けばいいや」という甘えを残すのは良くありませんが、そうでなければ最低限の対応は…といったところです。

 

以上、引き継ぎは、今の会社における最後の仕事であると同時に、その後の業務がいかに円滑に回るかの大きな分岐点です。たかが引き継ぎ、されど引き継ぎ。